Κάθε σύγχρονη επιχείρηση, μικρή ή μεγάλη, χρειάζεται μηχάνημα POS σήμερα. Το θέμα είναι ποιο POS συμφέρει την επιχείρησή σου. Και έπειτα, πώς λειτουργεί το μηχάνημα POS και πώς θα το χρησιμοποιείς;
Σε καταλαβαίνουμε, για όλους μας είναι δύσκολο να υιοθετήσουμε νέες τεχνολογίες. Αλλά επειδή δεν μπορούμε να τις αποφύγουμε, μαθαίνουμε να συνυπάρχουμε. Αν χρειάζεσαι πληροφορίες που θα βοηθήσουν την επιχείρηση ή το μαγαζί σου να αγκαλιάσει το POS, εμείς είμαστε εδώ.
Τι είναι το μηχάνημα POS;
Η αρχή για τα POS (Point Of Sale) έγινε στο Οχάιο των Ηνωμένων Πολιτειών το 1879 όταν ανακαλύφθηκε η πρώτη ταμειακή μηχανή.
Ποιος να φανταζόταν τότε ή ακόμα και 40 περίπου χρόνια αργότερα (όταν παρουσιάστηκε η πρώτη κάρτα πληρωμών σε πελάτες), ότι οι επιχειρηματίες θα μπορούσαν να έχουν στην ουσία την ταμειακή μηχανή στην τσέπη τους;
Και βέβαια, ότι αντί να μπλέκουν με χαρτιά και γραφειοκρατία, θα διατηρούσαν ότι αφορά την επιχείρησή τους σε ένα άυλο σύννεφο (cloud);
Στο σήμερα, λοιπόν, τα POS δίνουν τη δυνατότητα στους επαγγελματίες να κάνουν συναλλαγή ακόμη και στη… μέση του πουθενά μέσω GPRS. Ποιο POS συμφέρει, ποιο είναι το κατάλληλο για τη δική σου επιχείρηση και μπορείς τέλος πάντων να ωφεληθείς μεταξύ των διαφορετικών μηχανημάτων που είναι διαθέσιμα στην αγορά;
Τι είδη μηχανημάτων POS υπάρχουν;
1. Ενσύρματο POS
Είναι το γνωστό μηχάνημα με το καλώδιο. Συνδέεται μέσω της τηλεφωνικής γραμμής ή/και internet. Είναι σαφώς πιο οικονομική επιλογή, όμως η αποτελεσματικότητά του περιορίζεται για επιχειρήσεις που οι συναλλαγές γίνονται απομακρυσμένα.
Να ξέρεις ότι οι τράπεζες βγάζουν κατά καιρούς προσφορές για την δωρεάν διάθεση ενσύρματων POS.
2. Ασύρματο POS με wi-fi
Αξιοποιείς τις δυνατότητες του διαδικτύου για απομακρυσμένες συναλλαγές. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα ενός εστιατορίου στο οποίο παλαιότερα σου έλεγαν ότι για να πληρώσεις με κάρτα πρέπει να πας στο ταμείο, ενώ σήμερα τα περισσότερα φέρνουν το ασύρματο τερματικό στο τραπέζι σου.
Είναι τα πιο ακριβά μηχανήματα σήμερα (αλλά και τα πιο γρήγορα). Τα νέας γενιάς τερματικά έχουν τρομερή διαφορά ταχύτητας και είναι λογικό να είναι και πιο «τσιμπημένα» σε τιμή.
3. Ασύρματο GPRS
Ιδανικό για συναλλαγές που γίνονται εκτός του χώρου σου. Σε συμφέρει σίγουρα αν προσφέρεις υπηρεσίες delivery.
4. e-POS
Είναι το εικονικό τερματικό που μπορείς να χρησιμοποιήσεις αν διαθέτεις e-shop. Έχει όλα τα χαρακτηριστικά του φυσικού μηχανήματος, όμως όλη η διαδικασία της συναλλαγής γίνεται ηλεκτρονικά.
💡 Προσοχή: Ίσως το πιο σημαντικό για μία επιχείρηση είναι το POS να αποδέχεται όλες τις χρεωστικές και πιστωτικές κάρτες. Έτσι, μπορείς να εξυπηρετείς περισσότερους πελάτες, ακόμη και από την άλλη άκρη του κόσμου.
Η αλήθεια είναι ότι σήμερα τα τερματικά που προσφέρουν οι τράπεζες δέχονται κάρτες πιστωτικές, χρεωστικές και προπληρωμένες καθώς και τα μεγαλύτερα διεθνή συστήματα πληρωμών (VISA, Mastercard κλπ).
Ποιο POS να διαλέξω για την επιχείρησή μου;
Το βασικό ερώτημα των επαγγελματιών είναι «ποιο POS να διαλέξω;». Και είναι λογικό. Κανένας μας δεν ξεκινάει κατευθείαν γνωρίζοντας τα πάντα για τον εξοπλισμό που χρειαζόμαστε.
- Η απάντηση εξαρτάται κυρίως από τη φύση της δραστηριότητας κάθε επιχείρησης:
- Αν έχεις ένα κατάστημα ρούχων, όπου όλες οι συναλλαγές γίνονται στο ταμείο (και επομένως δεν απαιτείται η μεταφορά του μηχανήματος), το ενσύρματο τερματικό είναι μία καλή λύση (είναι και πιο φθηνό), επομένως είναι ενδεχομένως το POS που σε συμφέρει.
- Αν είναι απαραίτητη η μεταφορά του POS, όπως λ.χ. σε ένα εστιατόριο για να πληρώνουν οι πελάτες στο τραπέζι, τότε είναι ιδιαίτερα χρήσιμο το ασύρματο μηχάνημα, αν και το κόστος του μπορεί να είναι κάπως πιο υψηλό.
- Υπάρχουν πλέον συσκευές και για σένα που η επιχείρησή σου προσφέρει υπηρεσίες delivery. Συσκευές που λειτουργούν με GPRS και είναι ιδανικές για απομακρυσμένη χρήση.
- Θέλεις να είσαι ακόμη πιο οργανωμένος; Ένα εξελιγμένο POS σου δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείς τους λογαριασμούς του προσωπικού, να επιβλέπεις τα αποθέματα, ενώ συνδέεται με λογιστικά συστήματα και σου παρέχει σύγχρονα εργαλεία ανάλυσης.
- Ναι, όλα αυτά σε ένα μηχάνημα που μπορεί να μην χρησιμοποιεί καν χαρτί, αλλά να στέλνει ηλεκτρονικές αποδείξεις.
Πόσα μηχανήματα POS μπορώ να πάρω;
Εξαρτάται από το μέγεθος και τις ανάγκες της επιχείρησης. Σίγουρα, σε κάποιες περιπτώσεις σε συμφέρει να έχεις παραπάνω από ένα POS. Κατά την επικοινωνία σου με την τράπεζα, θα πρέπει να κανονίσεις και αυτό.
Πώς λειτουργεί το μηχάνημα POS;
Πρώτα επιλέγεις το POS που σε συμφέρει και σου ταιριάζει, μέσω του οποίου η επιχείρησή σου συνδέεται με το πληροφοριακό σύστημα της τράπεζας.
Όταν ο πελάτης αγοράζει ένα προϊόν ή μία υπηρεσία, ο υπάλληλος της επιχείρησης πληκτρολογεί το ποσό στο μηχάνημα POS, το οποίο είναι συνδεδεμένο και με την ταμειακή μηχανή.
Έτσι εκδίδεται μία απόδειξη λιανικής στην ταμειακή και μία απόδειξη της συναλλαγής με κάρτα από το POS. Η απόδειξη συναλλαγής βγαίνει σε δύο αντίτυπα, το πρώτο είναι αυτό που κρατάει ο έμπορος και το δεύτερο δίνεται στον πελάτη.
- Η χρήση του POS συνοδεύεται από χρέωση προμήθειας σε ποσοστό επί της αξίας της συναλλαγής.
- Μετά από κάθε συναλλαγή, το σχετικό ποσό πιστώνεται στον λογαριασμό της επιχείρησής σου (συνήθως την επόμενη εργάσιμη).
- Η είσπραξη του μηνιαίου κόστους πρόσβασης και επικοινωνίας με το πληροφοριακό σύστημα της τράπεζας (ή προμήθεια συντήρησης) γίνεται με αυτόματη χρέωση του λογαριασμού της επιχείρησης.
📌 Σημαντικές λεπτομέρειες
Οι τράπεζες σου δίνουν την επιλογή αγοράς ή μίσθωσης των μηχανημάτων.
Μπορείς να διαπραγματευτείς με την τράπεζα την προμήθεια που θα χρεώνει σε κάθε συναλλαγή. Οι τράπεζες προσφέρουν προσωποποιημένη τιμολόγηση (λαμβάνοντας υπόψη κυρίως τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείσαι και τον τζίρο της επιχείρησής σου).
Επίσης, οι τράπεζες προσφέρουν διαφορετική τιμολόγηση ανάλογα με το περιθώριο κέρδους που έχεις. Π.χ., ένα περίπτερο έχει μικρότερο περιθώριο κέρδους από ένα κοσμηματοπωλείο και είναι λογικό να προτείνουν μικρότερη προμήθεια στο περίπτερο.
- Αν έχεις τουριστική επιχείρηση, ρώτα την τράπεζά σου για τυχόν προνομιακή τιμολόγηση (ισχύει για κάποιες τουριστικές ζώνες).
- Αν έχεις εποχιακή δραστηριότητα, μπορείς να διαπραγματευτείς την προμήθεια συντήρησης.
- Αν ενοικιάσεις το μηχάνημα, η προμήθεια συντήρησης συμπεριλαμβάνεται στο μίσθωμα.
Πώς θα βγάλω POS;
Το πρώτο πράγμα που έχεις να κάνεις είναι να επιλέξεις την τράπεζα με την οποία έχεις καλή συνεργασία.
📌 TIP: Το καλό στην περίπτωση που πάρεις το POS από την τράπεζα που ήδη συνεργάζεσαι, είναι ότι σου δίνεται η δυνατότητα να κάνεις την αίτηση ηλεκτρονικά. Η τράπεζα σε ενημερώνει για το αν έγινε δεκτή η αίτηση και πολύ απλά παραλαμβάνεις το μηχάνημα.
📌 TIP: Στο web banking της τράπεζάς σου υπάρχουν αναλυτικές πληροφορίες.
Για όλες τις υπόλοιπες περιπτώσεις, θα πρέπει να κλείσεις ραντεβού με την τράπεζα.
Αφού εγκριθεί το αίτημα, παραλαμβάνεις το μηχάνημα. Άλλες τράπεζες σου δίνουν άμεσα το POS (αρκεί να είναι διαθέσιμο) και άλλες σε ενημερώνουν και στο στέλνουν στην επιχείρηση χωρίς να χρειαστεί να επισκεφθείς ξανά την τράπεζα.
Προσοχή: Για να αποκτήσεις μηχάνημα POS από μία τράπεζα, πρέπει η επιχείρησή σου να διαθέτει ενεργό λογαριασμό στη συγκεκριμένη τράπεζα.
Πριν πας στην τράπεζα, ενημερώσου για τα δικαιολογητικά που χρειάζονται, για να κερδίσεις χρόνο. Αφού προσκομίσεις τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, η τράπεζα σου δίνει την τιμολόγηση ανάλογα με τις ανάγκες και το μέγεθος της επιχείρησής σου και συμπληρώνεις τη σχετική αίτηση.
Τι δικαιολογητικά χρειάζονται;
Για τα ακριβή δικαιολογητικά, επικοινώνησε με την τράπεζά σου (ή την τράπεζα μέσω της οποίας θέλει να αποκτήσεις τερματικό). Σε γενικές γραμμές ζητούνται τα ακόλουθα φορολογικά και οικονομικά στοιχεία:
Βεβαίωση έναρξης επιτηδεύματος από Δ.Ο.Υ. με τις τυχόν μεταβολές ή τα στοιχεία μητρώου της επιχείρησης από το TAXISnet
Εκκαθαριστικό σημείωμα
Έντυπο E3 για επιχειρήσεις με βιβλία Β΄ κατηγορίας
Ισολογισμός / κατάσταση αποτελεσμάτων, για επιχειρήσεις με βιβλία Γ΄ κατηγορίας
Περιοδική δήλωση ΦΠΑ ή πρόσφατο ισοζύγιο
Ασφαλιστική ενημερότητα ΙΚΑ (μόνο στην περίπτωση που κάνεις αίτηση για την υπηρεσία προεξόφλησης δόσεων)
Τσέκαρε τα προγράμματα των τραπεζών στα link που ακολουθούν:
- POS από την Εθνική Τράπεζα
- POS από την Alpha Bank
- POS από την Eurobank
- POS από την Τράπεζα Πειραιώς
Θέλεις να μάθεις περισσότερα για τα μηχανήματα POS; Μπες στο insurancemarket Money και βρες χρήσιμες πληροφορίες, αλλά και μηχανήματα για να συγκρίνεις και να επιλέξεις ποιο συμφέρει την επιχείρησή σου!
Loading...
